1 范围

　　本标准规定了文件资料、文书档案管理的职责、收集、整理、保管与移交等方面要求。

　　本标准适用于学院文件资料、文书档案的日常管理。

2 规范性引用文件

　　下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本制度，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本制度。

　　《空军装备部文书档案管理暂行规定》

3 术语和定义

3.1档案

　　分类保存以备查考的文件和材料。

3.2文书档案

　　文书档案是指在各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

4 职责

4.1院长办公室为文件资料、文书档案管理的主管部门。

4.2保密档案室设专职工作人员。

4.3保密档案室专职工作人员负责文件资料、文书档案的日常管理工作。

5 主要内容与办法

5.1档案立卷归档

5.1.1学院综合档案室设有：文书、教学、科技、声像、实物五个门类档案。

5.1.2学院各业务部门将工作活动中处理完毕、具有查考保存价值的文件、资料、按其形成的规律和相互之间的联系进行分类，按照归档要求，负责整理成册以及书写完整的目录，按规定的时间向综合档案室移交。

5.1.3学院的大型活动、会议、上级领导视察等工作活动，负责承办单位应在工作活动结束后2个月之内向综合档案室移交有关文件资料、照片等。院行政会议记录、党委会记录应在第二年开学后向综合档案室办理移交手续。

5.1.4学院工厂产品定型，科研、技术成果鉴定，基建工程竣工验收，设备开箱等，主办单位必须指定专人负责收集完整、齐全、准确的文件材料（包括图纸、合同协议,设备、产品说明书等），按时移交综合档案室。

5.1.5凡本院工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议所收集、获得的文件材料，要及时交综合档案室归档，以备利用。

5.1.6各门类档案具体归档范围按学院档案《归档和不归档范围》执行。

5.1.7各门类载体档案移交综合档案室的时间

文书档案：在次年四月底以前移交。

教学档案：由各系保管一学年后移交教学档案室（教务处）。

科研档案：各科研项目或课题任务完成后移交。

财务档案：由财务主管部门负责整理归档。

基建档案：工程竣工、验收后移交。

设备档案：设备随机文件资料，开箱后验收后归档（使用单位可复印保存一份）；设备在使用维护中形成的各种记录，应在修理后及时整理归档；自制设备的文件材料在其研制成功鉴定验收后立卷归档。

产品档案：产品完成后，由工厂有关技术人员负责及时收集整理归档。

声像档案：声像资料形成二个月后归档。

5.1.8各业务部门归档的各类文件、材料要求完整无损，破损了的文件材料要修补完好，字迹扩散模糊不清的要复制，文件材料使用的纸张大小要规范，归档的文件、材料、表格，严禁用园珠笔、铅笔或复写纸书写。

5.1.9各业务部门移交到综合档案室的归档材料由综合档案室专业档案管理人员进行分类、整理立卷，要做到分类清楚、保管期限准确，卷内目录、备考表填写无误，案卷封面书写端正规范。

5.2档案保管

5.2.1档案保管工作必须贯彻集中统一管理的原则，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案的寿命，便于学院各项工作的利用。

5.2.2档案库房必须坚固，有防盗、防火、防虫、防潮、防光、防鼠、防尘、防高温等安全措施，库房内严禁吸烟、生火和存放易燃易爆物品及食品，坚持通风去湿。非档案工作人员，未经同意，不得擅自进入库房。

5.2.3经常保持库房内外的整齐、清洁，下班时要注意锁门关窗、关灯，机械设备不用电时，要及时关闭电源开关。

5.2.4档案资料应排放有序，保持档案的有机联系与系统性。

5.2.5建立对档案保管情况的检查制度，坚持一月一小查，半年一大查，三个月调换一次档案柜内的防虫药品，发现纸张破损、字迹褪色、生虫、生霉的档案及时运用科学的方法进行修复，对到期的档案按有关规定进行鉴定和销毁。

5.2.6接收、移交、借阅、销毁档案资料要严格执行审批制度和履行登记、交接手续。

5.3档案保密

5.3.1档案管理人员以及涉及档案人员，应敢于坚持原则，严格遵守保密制度和保密纪律，保守党和国家机密，不徇私情，敢于监督，抵制和制止失泄密行为。

5.3.2档案人员要认真执行保密守则：不该说的机密绝对不说；不该知道的机密不去打听；不该看的机密绝对不看；不该记录的机密绝对不记；不在公共场所和家属、亲友面前谈机密；不在私人通信中、普通电话中涉及机密；不在非保密本上记录机密事项。

5.3.3机要邮件一律由机要人员取送、拆封；本院工作人员外出开会带回的秘密以上文件资料，一律交保密室登记存档，不得私自保存和转交他人。

5.3.4各业务部门处理废旧文件资料，要认真清理，以防里面夹带密级文件资料，一经发现有关密级文件资料，统一送交保密室，不得自行处理。

5.3.5发现失、泄密现象，应及时报告院保密委员会处理。

5.4档案查询、借阅、利用

5.4.1本院人员凡因工作需要查阅本职工作范围内业务档案的，直接由档案管理人员按有关规定提供查阅。确因工作需要查阅跨业务性质的档案，需经院长办公室领导批准。

5.4.2外单位查阅有关档案资料，需持单位介绍信，注明查阅人的身份，查阅内容和用途，填写查阅登记表，经主管院领导批准，方可查阅，但查阅者不得超过查阅范围。

5.4.3查阅档案必须在阅文室进行，确需借出利用，必须办理借阅手续，经院长办公室领导批准，但必须按期如数归还，归还时，档案管理人员要当面进行核查。

5.4.4查阅档案资料，不得失密泄密，不得转移借阅，不准查阅摘抄无关的事件材料，不得拆散案卷或撕去其中张页，不得在文件上划线、批注和涂改，不得折叠以及加贴纸张，以保证档案的完好无损。

6 报告与记录

6.1借阅文件审批单、文件清单、各类文件登记台帐等。

6.2销毁文件请示。