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规章制度
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公文处理办法
发布人:行政网  发表时间:2015-12-15 15:37:34 点击次数::

1 范围

  本制度规定了公文种类与格式、标识规则、行文规则和公文办理等内容。

  本制度适用于以“空军航空维修技术学院”名义制发的公文。

2 规范性引用文件

  下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本制度,凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本制度。

  《中国人民解放军机关公文处理条例》

  《军队机关公文格式》

  《空军各级机关公文承办规定》

  《空装各级机关公文承办补充规定》

  《空军航空修理系统承办公文具体实施细则》

  

3 术语和定义

3.1公文

  行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

3.2公文处理

  公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

4 职责

4.1上级机关下发的文件以及院内各单位报送的请示、报告等,其内容属于党务工作的由政治部负责签收和办理,属于行政工作的由院长办公室负责签收和办理。

4.2院级发文分别由政治部和院长办公室负责对审批手续、格式以及公文语句、标点符号等进行复核,确定文号和版记内容。各单位在本部门内对下行文也要认真做好上述工作。

5 主要内容与办法

5.1公文种类与格式、标识规则

5.1.1公文种类

5.1.1.1命令

  用于确定和调整体制编制,任免干部,选取士官,授予荣誉称号等。

5.1.1.2通令

  用于依据《中国人民解放军纪律条令》宣布奖惩事项(不含授予荣誉称号)。

5.1.1.3决定

  适用于对重要事项或者重要行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

5.1.1.4通告

  适用于各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5.1.1.5通知

  适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

5.1.1.6通报

  适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

5.1.1.7报告

  适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

5.1.1.8请示

  适用于向上级机关的请示事项。请求上级机关明确指示,要求一文一事。

5.1.1.9批复

  适用于答复下级机关的请示事项。

5.1.1.10指示

  用于向下级部署工作,明确工作原则和要求。

5.1.1.11

  适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项

5.1.1.12会议纪要

  适用于记载、传达会议情况和议定事项。

5.1.2公文格式与标识规则

5.1.2.1 用纸规格

  军队机关公文用标准16开型纸(184mm×260mm),一般使用纸张定量为60g-80g胶版印刷纸或复印纸。16开型纸天头(上白边)为:25mm,地脚(下白边)为:20mm,订口(左白边)为:25mm,翻口(右白边)为:20mm,误差不超过1mm。地方行政机关公文公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm,尺寸的允许偏差见GB/T148。公文页边与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)。

5.1.2.2图文颜色

  眉首中的发文单位名称、反线、圆括号和印章用红色。

  未作特殊说明时,公文中其他图文的颜色均为黑色。

5.1.2.3排版规格

  每面排20行,每行排25个字。

5.1.2.4发文单位标识

  发文单位标识分为文种标识和固定标识。

  学院一般使用文种标识公文,固定标识公文用于空军机关下发重要公文。

  学院发文单位标识字号不超过上级机关(工管部)发文单位标识字号。

5.1.2.5发文字号(用于文种标识公文)

  (1)所有公文应当标识发文字号。

  (2)发文字号组成:发文单位代字(通常由单位代字和部门代字组成)、年份(外加六角括号)、序号。如:院学〔20069号。序号前不加“字”、“第”等,序号不编虚位,即第一位数字不能为0。序号按“单位代字”分类编号。

  (3)“请示”、“报告”的发文字号位于发文单位标识下,空二行,左顶格排布;其他公文的发文字号位于发文单位标识下,空二行,居中排布。

5.1.2.6签发人和已阅人

  上报的公文标明签发人姓名,根据需要标明已阅人姓名。签发人和已阅人姓名分别在“签发”和“已阅”字样左侧空一字标识。

  上报空军装备部的“请示”和“报告”,须由院长或书记签发;上报航空工厂管理部的“请示”和“报告”,一般由院长或书记签发,特殊情况可由副院级领导审批签发。

5.1.2.7标题

  (1)标题应当准确概括公文内容。文种标识公文的标题,一般不再标明公文种类。

  (2)标题位于红色反线下空一行,分一行或多行居中排布;回行时,做到词意完整,排列对称,间距恰当。多行排列时,上下行不作等长排布,避免出现中间行短,上下行长的排布。

  (3)公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

5.1.2.8主送单位

  使用全称或规范化简称,如:“空军装备部航空工厂管理部”或“空装工管部”。在标题下空一行左顶格标识。

5.1.2.9正文

  (1)正文最多可设四层小标题。其序号第一层用“一、”“二、”……,第二层用“(一)”“(二)”……,第三层用“1.”“2.”……,第四层用“(1)”“(2)”……。

  (2)公文有附件的,应当标识附件说明。在正文内容末尾空一行左空二字标识“附件:(全角冒号,下同)”字样和附件名称,附件名称后不加标点符号。附件名称回行时与附件名称第一字对齐。如有多个附件,应当使用阿拉伯数字编号,序号上下对齐。

5.1.2.10附件

  附件一般应装订于版记之前,在附件左上角第一行顶格标识“附件”或者“附件×(阿拉伯数字)”字样。

5.1.2.11无正文说明

  正文排完后所剩空白不足以排下署名和成文日期时,另起一页在第三行左空二字标识“(此页无正文)”字样。若版记单独一页时,不标识“(此页无正文)”字样。

5.1.2.12署名

  公文署名一般在正文右下方空三行或者无正文说明右下方空四行标识。地方行政机关公文公文不署名。

5.1.2.13成文日期

  (1)成文日期应当署公文审批签发完毕的日期或者会议通过的日期。

  (2)标识在署名的正下方空一行位置。

  (3)成文日期应当标全年、月、日,“零”统一用“○”,不用“0”或“o”。

5.1.2.14印章

  (1)除会议纪要外,其他所有正式公文均应当加盖印章。

  (2)印章上距正文一行或者无正文说明二行之内,下压成文日期。

5.1.2.15主题词

  主题词根据公文内容,按照国家军用标准《军队机关公文主题词标引规则》标引。

  在公文主体的下方左顶格标识“主题词:”字样和主题词词目,词目之间空一字。每篇公文标引的主题词一般应当在4个左右,最多不超过10个。如果选用自由词,一律外加方括号。非规定的主题词要标识。

5.1.2.16抄送单位

  除主送单位以外的需要知晓公文内容的其他单位,为抄送单位。抄送单位标注在主题词下一栏,左顶格标识“抄送:”字样和抄送单位名称(不用“抄报”),抄送单位名称之间用逗号或者顿号隔开。

5.1.2.17承办说明

  承办说明用于需要联系办理的除固定标识公文和“命令”、“通令”、“会议纪要”外的公文。承办说明内容包括:存档说明、印刷份数、承办单位、联系人、电话等。(版记的最后一个要素置于本页的最后一行。)

5.1.2.18页码

  (1)单面印刷,页码标在右下方,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm,右空一字的位置,如“—2—”。文件如果只有一页,不标注页码。

  (2)附件与公文正文一起装订时,页码应当连续编排。附件单独装订时,每个附件页码可单独编排。

5.1.2.19装订

  公文应当左侧装订,订位为2个。两钉外订眼距书芯上下边缘各为60mm,针针位置与纸左外缘的距离为3-10mm

5.1.3公文的特定格式

5.1.3.1会议纪要

  会议纪要的标识为“××××会议纪要”字样。发文字号由年份(外加六角括号)和序号组成,空二行居中标识在会议纪要公文标识的下方。版记中增设分送栏,分送栏通常标识与会单位(人员)。

  会议纪要通常不设标题和主送单位,不署名,不标识成文日期,不加盖印章(见附件4)。

5.1.3.2电话记录

  凡接到上级或下级的电话,需报领导阅示时,使用统一格式的“电话记录”(见附件5),便于存档备查。

5.2行文规则和公文办理

5.2.1行文规则

5.2.1.1符合国家的法律、法规及学院的有关制度、规定。

5.2.1.2情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

5.2.1.3应当根据隶属关系和各自的职权范围行文。一般不得越级,因特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。

5.2.1.4向上级单位的“请示”,主送上级主管单位,根据需要抄送其他有关单位,不得抄送下级单位。“请示”应当一文一事,不得在非“请示”公文中附带请求事项。

5.2.1.5向航空工厂管理部等上报请示件一般呈报2份,报告件一般只呈报1份,有特殊要求的按要求办理。

5.2.1.6上报公文一般上报“空军装备部航空工厂管理部”,抄送相关部门。不直接报部机关单位,如“人事劳动处”等。由空装其他二级部受理和主办,需要空装工管部备案的公文,可主送有关二级部,抄送空装工管部。

5.2.2公文办理

5.2.2.1上级机关下发的文件以及院内各单位报送的请示、报告等,其内容属于党务工作的由政治部负责签收和办理,属于行政工作的由院办负责签收和办理。

5.2.2.2院级发文分别由政治部和院办负责对审批手续、格式以及公文语句、标点符号等进行复核,确定文号和版记内容。各单位在本部门内对下行文也要认真做好上述工作。

5.2.2.3各单位领导要高度重视公文的收发和文件内容的传达落实工作,要指定专人负责公文的收发。负责公文收发人员对下发的公文分纸质公文和电子公文两类存档,对接收文件的处理情况要进行详细登记,并填好《收文情况登记表》(见附录6)。

5.2.2.4学院下发的文件,各单位要在规定时间内阅批或阅办,做到及时、快捷,不得积压,避免漏传、误传,任何个人不得扣存文件。

5.3会签

5.3.1会签范围

  院级文件会签范围包括各部门根据国家法律、法规或学院规章制度等与其他部门联合制定的或涉及相关部门的制度、规定、办法、通知等。

5.3.2会签内容

5.3.2.1制定的院级文件是否必要和可行。

5.3.2.2制定的院级文件是否符合国家法律、法规以及上级机关和学院的要求和政策规定。

5.3.2.3制定的院级文件是否符合学院公文程序和权限。

5.3.2.4制定的院级文件用语是否规范、严谨、准确、恰当;公文格式是否正确。

5.3.3会签程序

5.3.3.1各部门利用行政办公系统草拟院级文件时,在“拟稿单位负责人意见”一栏中必须填写需要会签的部门。

5.3.3.2会签部门会签后将会签意见及时返回草拟文件部门。

5.3.3.3草拟院级文件部门根据会签意见修改后送院办或政治部,按公文运转程序送院领导签发。

5.3.4会签要求

5.3.4.1各部门制定的院级文件,包括制定的函件,必须经过相关部门会签,对未经部门会签的院级文件一律不予核稿。

5.3.4.2凡未经相关部门会签的院级文件一律不得公开或发出,已经公开或发出的一律无效,并追究公开或发出的责任单位和责任人的责任。

5.3.4.3院办和政治部应严格把关,坚持对院级文件会签执行情况进行经常性督促检查。

5.3.4.4凡需经部门会签的院级文件,各草拟部门应主动提供拟制文件所依据的法律、法规、规章、政策依据和相关资料。

5.3.4.5院级文件会签工作将纳入到各单位公文检查范围。

6 报告与记录

6.1对接收文件的处理情况要进行详细登记,并填好《收文情况登记表》。

6.2发文需要填写《发文审批单》。

附录1

空军航空维修技术学院发文代字

学院党委:“院党”

学院:“院”

院长办公室:“院办”

政治部:“院政”

人事处:“院人”

保卫处:“院保”

学生处、团委:“院学”

招生与毕业生就业指导处:“院招就”

财务审计处:“院财”

教务处、各系部:“院教”

培训学院:“院培”

后勤服务中心:“院后”

科研处:“院科”

  会:“院工”

附录2

公文组成要素字体字号对照表

序号

组成要素

字体

字号

1

发文机关标识(含文种)

小标宋体

(华文中宋)

小于22mm×15mm

2

发文字号,“签发”、“已阅”及签发人、已阅人姓名

仿宋体

三号

3

红色反线

1.5

4

标题

宋体加粗或小标宋体

二号

5

“(代拟稿)”,主送机关

楷体

三号

6

正文(不含小标题)

仿宋体

三号

7

第一层小标题

黑体

三号

8

第二层小标题

楷体

三号

9

第三、四层小标题、附件说明、无正文说明,署名,成文日期,发文(传达)说明

仿宋体

三号

10

“附件×”或者其他附件标识、“主题词:”及词目

黑体

三号

11

抄送机关、印发(承办)说明

仿宋体

三号

12

版记反线

1

13

页码

半角白体

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四号

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