1 范围

　　本制度规定了会议人员的组成及会议召开的时间、会议议事范围、会议议题的确定、会议纪要的签发和决定事项的督办等内容。

　　本制度适用于学院领导进行集体决策的重要行政会议管理。

2 规范性引用文件

　　下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本制度，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本制度。

　　《中华人民共和国高等教育法》

　　《湖南省高等学校实行党委领导下的校长负责制实施办法（试行）》

3 术语和定义

3.1院长办公会

　　是由院长主持，院行政领导集体研究工作，决策重要问题的一种会议形式。

3.2会议制度

　　是对院长办公会召开的时间、会议议事范围、会议议题的确定、会议纪要的签发和决定事项的督办等内容所作的规定。

4 职责

4.1院长办公会会议由院长主持或由院长委托一名院级领导主持。

4.2会议议题原则上由主持人确定。

4.3凡形成决议的会议，由院办秘书及时整理会议纪要，经参会人员审阅，由院长或会议主持人签发。会议决定的事项，由分管领导负责组织有关部门贯彻落实。院办负责督办，重要的决定事项经督查落实后应及时将结果报告办公会成员。

5 主要内容与办法

5.1会议人员的组成及会议召开的时间

5.1.1院长办公会会议由院长主持（院长不在时可委托一名院级领导主持），院领导、院办主任、秘书参加，若需临时增加列席人员，经主持人确定后由院办秘书通知参加。

5.1.2会议一般每周召开一次，时间在星期一上午。特殊或紧急情况下，可随时举行。

5.2会议议事范围

5.2.1研究学院行政工作中的重要问题。

5.2.2讨论提出或决定学院改革和发展过程中有关重要工作意见和实施计划。

5.2.3决定或处理院属各单位提交学院的重要议题。

5.2.4凡属院领导分管范围内的有关重要事项，须列入会议讨论决定。

5.3会议议题的确定

5.3.1会议议题原则上由主持人确定。

5.3.2其他领导或各部门提请讨论的议题，会前应有充分准备以及有初步解决方案。

5.3.3除特殊情况外，一般不临时提出议题。

5.4会议纪要的签发和决定事项的督办

5.4.1凡形成决议的会议，由院办秘书于会后及时整理会议纪要，经参会人员审阅，由院长或会议主持人签发。

5.4.2会议决定的事项，由分管领导负责组织有关部门贯彻落实。院办负责督办，重要的决定事项经督查落实后应及时将结果报告院领导。

5.5会议纪律

5.5.1与会人员须按通知时间准时参会，不参与无关议题的讨论。

5.5.2会议期间不接待，不处理一般事务。

5.5.3与会人员要自觉执行学院保密规定及会议纪律，不得泄漏会议讨论中的意见分歧和未形成决定的内容。

5.5.4一经决定的事项，必须坚决贯彻执行，并一致做好工作，任何个人不得更改或变动会议决定，执行过程中出现的矛盾和新问题，需再经集体讨论解决。

5.6会议的会务工作由院办负责。

6 报告与记录

6.1对会议讨论后确定的事项，由院办秘书整理好会议纪要。

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